「写し」と「コピー」、どちらも原本を複製したものですが、ビジネスや行政手続きにおいては、その「効力」と「定義」に決定的な違いがあります。
一言で言えば、「写し」は原本の内容を完全に再現した正当な控え（手書きも含む）、「コピー」は複写機で印刷した複製物。
特に注意が必要なのが「住民票の写し」です。これを「住民票をコンビニでコピーしたもの」だと思って提出すると、書類不備で受理されないという落とし穴があります。
この記事を読めば、公的な手続きで求められる「写し」の本当の意味と、日常業務での「コピー」の使い分けがスッキリと分かり、書類提出でのミスを未然に防げるようになります。
それでは、まず最も重要な違いの一覧表から詳しく見ていきましょう。
結論：一覧表でわかる「写し」と「コピー」の最も重要な違い
「写し」は原本の内容を正確に書き写したもので、手書きやタイプライターも含みますが、現代ではコピー機による複写も指します。ただし、行政用語の「写し」は役所が発行した証明書そのものを指す場合があります。「コピー」は複写機で複製した物理的な紙を指します。
まず、結論からお伝えしますね。
この二つの言葉の最も重要な違いを、以下の表にまとめました。
これさえ押さえれば、基本的な使い分けはバッチリです。
| 項目 | 写し（うつし） | コピー（copy） |
|---|---|---|
| 中心的な意味 | 原本の内容を通りに書き写したもの | 原本を複写機などで複製したもの |
| 手段 | 手書き、PC入力、複写機など問わない | 主に複写機（コピー機） |
| 公的書類での意味 | 役所が発行した証明書そのもの （例：住民票の写し） | 証明書をさらに複写機で印刷したもの |
| ニュアンス | フォーマル、正当な控え | カジュアル、単なる複製 |
| ビジネスでの使用 | 契約書の写し、免許証の写し | 資料のコピー、コピーをとる |
一番大切なポイントは、役所が発行する「住民票の写し」は、役所にある「原本（台帳）」の写しという意味であり、私たちがコピー機でとった「コピー」のことではないということです。
ここが最も誤解を生みやすいポイントです。
なぜ違う？言葉の成り立ち（語源）からイメージを掴む
「写し」は「移す（うつす）」と同源で、あるものの姿や内容を他に移し取ることを意味します。「コピー」はラテン語の「copia（豊富・多数）」に由来し、同じものをたくさん作ること（大量複製）を意味します。
なぜこの二つの言葉に定義の違いが生まれるのか、言葉の成り立ちを紐解くと、その理由がよくわかりますよ。
「写し」の語源：内容を移し取る
「写し」は、動詞「写す」の名詞形です。
古くは手書きで書物を書き写す「写本」などが主流でした。
ここでの本質は、手段が何であれ、「原本の内容を一字一句違わずに、別の媒体に移し取ること」です。
そのため、役所のコンピュータにあるデータ（原本）を、紙にプリントアウトして公印を押したものも、原本の内容を移した「写し」と呼ぶのです。
「コピー」の語源：大量に増やす
一方、「コピー」は、英語の「copy」です。
語源はラテン語の「copia（豊富）」で、「cornucopia（豊穣の角）」と同じルーツを持ちます。
つまり、「元となるものから、同じものを大量に作り出す」というニュアンスが含まれています。
現代では「コピー機（複写機）」による複製を指すことがほとんどで、機械的・物理的な複製行為に焦点が当たっています。
具体的な例文で使い方をマスターする
公的な提出書類や契約関係では「写し」を使い、社内会議の資料やメモ代わりの複製には「コピー」を使います。「免許証の写し」と言われたら、通常はコピー機でとったコピーでOKですが、「住民票の写し」と言われたら原本提出です。
言葉の違いは、具体的な例文で確認するのが一番ですよね。
ビジネスと日常、そして間違いやすいNG例を見ていきましょう。
ビジネスシーンでの使い分け
書類の重要度や、提出先のルールによって使い分けます。
【OK例文：写し（フォーマル・証明）】
- 契約の際は、運転免許証の写し（コピー）をご提出ください。（※この場合はコピー機のものでOK）
- 契約書の写しを双方で保管する。（正本に対する控え）
- 辞令の写しを交付する。（内容を記した文書）
【OK例文：コピー（カジュアル・複製）】
- 会議の資料を人数分コピーしておく。（複製作業）
- このページのコピーをとって、チームに共有してください。（情報共有）
- 領収書のコピーをとって経理に回す。（控えの作成）
「写し」と書いてあっても、免許証や保険証の場合は「コピー機でとったもの」で大丈夫です。
しかし、戸籍や住民票の場合は「役所で発行された紙」を指します。
日常会話での使い分け
日常でも、原本に対する複製として使い分けます。
【OK例文：写し】
- お気に入りの詩をノートに写した。（手書きの記録）
- 写真の写し（焼き増し）をもらう。（複製品）
【OK例文：コピー】
- コンビニでコピーをとる。
- 鍵のコピー（合鍵）を作る。
これはNG！間違えやすい使い方
意味は通じますが、手続き上間違いになる可能性がある使い方を見てみましょう。
- 【NG】（提出書類リストを見て）「住民票の写し」とあるから、コンビニでコピーしてきた。
- 【OK】「住民票の写し」とあるから、役所（またはコンビニ交付）で発行してもらった原本を用意した。
ここが最大のトラップです。
「住民票の写し」とは「役所が発行した、公印のある証明書」のことです。
これをさらにコピー機にかけたものは「コピーのコピー」となり、無効です。
- 【NG】上司に「この資料の写しをとってきて」と頼む。
- 【OK】上司に「この資料のコピーをとってきて」と頼む。
社内業務で「写し」と言うと、手書きで書き写すのか、コピー機でいいのか、あるいは正式な控えを作るのか曖昧になります。
単なる複製作業なら「コピー」が明確で誤解がありません。
【応用編】似ている言葉「副本」や「謄本」との違いは？
「副本」は正本と同じ効力を持つ控え、「謄本（とうほん）」は原本の全部を写したもの、「抄本（しょうほん）」は原本の一部を抜粋して写したものです。これらは公証権限のある人が作成した「公的な写し」です。
「写し」や「コピー」の周辺には、法律用語としての専門的な言葉があります。
これらも整理しておくと、役所手続きで迷わなくなりますよ。
正本と同じ効力「副本（ふくほん）」
「副本」は、正本（オリジナルとして扱われる書類）と全く同一の内容で作成され、正本と同様の効力を持つ控えのことです。
契約書を2通作成し、双方が1通ずつ持つ場合、どちらも正本とする場合もあれば、片方を副本とする場合もあります。
「申請書の副本」は、受付印をもらって手元に残す控えのことです。
全部写した「謄本（とうほん）」
「謄本」は、原本の内容を「全部」写した文書のことです。
「戸籍謄本」は、その戸籍に入っている全員分の情報が載っている写しです。
役所が「原本と相違ない」と証明したものです。
一部抜粋した「抄本（しょうほん）」
「抄本」は、原本の内容の「一部」を抜き出して写した文書のことです。
「戸籍抄本」は、戸籍の中の特定の一人（自分だけなど）の情報を抜き出した写しです。
必要な部分だけを証明したい時に使います。
「写し」と「コピー」の違いを公的書類の視点から解説
公的書類において、「写し」という言葉は「原本の控え（Original Copy）」を指す場合と、「複写機による複製（Photocopy）」を指す場合があります。見分けるコツは、発行元が公的機関かどうかです。
少し専門的な視点から、この二つの違いを深掘りしてみましょう。
行政手続きにおいて、「写し」という言葉は二つの意味で使われるため、非常に紛らわしいのです。
1. 公的な証明書としての「写し」
住民票、戸籍謄本、登記簿謄本などがこれに当たります。
役所にある「台帳（磁気ディスクや紙）」が真の「原本」であり、私たちが窓口で受け取るのはその内容を写した「写し」です。
しかし、これには市長村長の公印が押されており、提出書類としては「原本」として扱われます。
提出要項に「住民票の写し」とあれば、この「原本扱いされる紙」を提出しなければなりません。
2. 単なる複製としての「写し」
運転免許証、保険証、資格者証などがこれに当たります。
これらはカードや手帳そのものが「原本」であり、それを提出してしまうと手元になくなってしまいます。
そのため、提出要項に「免許証の写し」とあれば、「コピー機で複写したもの」を提出します。
見分け方は、「再発行してお金を払えば手に入る証明書（住民票など）」か、「一つしか持っていない現物（免許証など）」かです。
前者は「発行された紙（写し）」、後者は「コピー」を提出するのが原則です。
役所に「住民票の写し」としてコピーを提出して却下された体験談
僕も昔、この言葉の罠に見事に引っかかったことがあります。
初めての一人暮らしで、賃貸契約のために不動産屋へ書類を提出しに行った時のことです。
必要書類リストに「住民票の写し」とあったので、僕は役所で住民票を取得し、それをコンビニのコピー機でコピーして持っていきました。
「原本は大事に取っておこう」なんて、気を利かせたつもりだったんです。
不動産屋の担当者に書類を渡すと、困った顔で言われました。
「あの…これ、コピーですよね？ 『写し』をお願いしたんですが…」
僕はキョトンとして答えました。
「はい、住民票の写し（コピー）ですけど、何か？」
担当者さんは苦笑いしながら教えてくれました。
「ややこしくて申し訳ないんですが、公的な書類で『住民票の写し』と言うのは、役所が発行した『ハンコが押してある原本』のことなんです。コピー機でとったものは『写しのコピー』になってしまって、証明書として使えないんですよ」
僕は顔から火が出るほど恥ずかしかったですね。
「写し」という言葉を「コピー（複写）」という意味でしか捉えていなかったための失敗でした。
わざわざ役所に取りに行ったのに、手元の「原本（と思い込んでいた写し）」は家に置いてきてしまい、二度手間になってしまいました。
この経験から、「住民票の写し＝役所で貰う紙そのもの」という方程式を脳に刻み込みました。
言葉の定義を知らないと、無駄な労力を使うことになる。それを痛感した出来事でした。
「写し」と「コピー」に関するよくある質問
「原本証明付きの写し」とは何ですか？
「原本証明」とは、コピーした書類の余白などに「この写しは原本と相違ありません」と記載し、署名・押印したものです。契約書のコピーなどを提出する際、それが改ざんされていない真正なコピーであることを証明するために求められることがあります。
PDFで送る場合は「写し」ですか？「コピー」ですか？
電子データの場合も「写し」と呼ぶのが一般的ですが、「スキャンデータ」や「PDFファイル」と呼ぶ方が誤解がありません。メールの文面では「資料の写し（PDF）を送付します」のように書くと丁寧です。
「控え」と「写し」はどう違いますか？
「控え」は、提出したり送付したりした書類の内容を、自分用に残しておくものです。「写し」や「コピー」と同じものですが、目的が「自分のための記録・保管」である場合に「控え」と呼びます。
「写し」と「コピー」の違いのまとめ
「写し」と「コピー」の違い、スッキリご理解いただけたでしょうか。
最後に、この記事のポイントをまとめておきますね。
- 写し：原本の内容を移したもの。手書きも含む。行政用語では「証明書原本」を指すことが多い。
- コピー：複写機で複製したもの。物理的な複写物。
- 注意点：「住民票の写し」は役所で発行された紙そのもの。「免許証の写し」はコピー機でOK。
- 使い分け：提出書類なら「写し」の定義を確認。社内資料なら「コピー」。
言葉の背景にある「公的な定義」と「一般的な感覚」のズレを理解すると、機械的な暗記ではなく、感覚的に使い分けられるようになります。
これからは自信を持って、求められている正しい書類を用意していきましょう。
言葉の使い分けについてさらに知りたい方は、ビジネス敬語の違いをまとめたページなども参考にしてくださいね。
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